Dooray! > Mail > サービスガイド

メール送信

差出人の名前とアドレス

差出人の名前とアドレスを変更して、メールを送信することができます。「設定 > メール > 書込」から、最大10個まで追加できます。追加されたアドレスと名前は、メール作成画面から自由に選択してメールを送信することができます。

Outlook07

[図1]

個別送信

メールを大勢のユーザーに一斉送信しても、相手が受信したメールには、宛先に自分1人だけが入っているように個別に送信することができます。メール作成画面で宛先欄の右にある「個別」にチェックを入れて送信します。

宛先、CC、BCC

メール作成画面で宛先のほかにも、CCとBCCにメールアドレスを入れることができます。 BCCはメールの宛先とCCに対してメールアドレスが表示されません。 BCCに送信したメールも送信メールボックスまたは本文から送信確認ができます。

セキュリティメール

外部アカウントへのメール送信を禁止したり、特定のメールに対して一定期間後にメールを自動削除したり、転送を禁止することができます。 メール作成画面から「+セキュリティ」ボタンをクリックして、公開/社外秘/機密を選択します。 「社外秘」「機密」では、メールの転送禁止、自動削除とその期間を選択します。自動削除(基本30日)は、指定した期間が経過すると、メールが自動で削除されます。 セキュリティメールでは、受信先に外部アカウントが含まれていると送信ができません。外部アカウントを受信先から削除するとメールが送信できます。また、セキュリティメールはDoorayプロジェクトのタスクには登録できません。

Outlook07

[図2]

添付ファイル

一般添付は、最大20MBまで、大容量添付(リンク形態)は最大5GBまで添付可能です。大容量添付メールは30日間保管され、その後自動削除されます。

最近利用した連絡先

直近で送信したメールアドレスは自動で保存されます。メール作成画面で宛先、CC、BCCの欄をクリックすると自動補完され、最近利用した連絡先を30個まで確認することができます。

メール受信

返信/転送

受信メール上段の「全員に返信」の右にある「▼」ボタンをクリックすると、全員に返信/返信/転送メニューが表示されます。メールの宛先、CCを含めたすべての受信者に返信する場合は「全員に返信」、メールの送信者にのみ返信する場合は「返信」、メール本文と添付ファイルを別のユーザーに転送したい場合は「転送」を選択してください。

保管メール

受信したメールを保管しておきたい場合、メール上段メニューから「保管」を選択します。自動振り分け機能を活用して、メールのタイトル、送信者、受信者、CC、添付ファイルの有無などの基準で、保管メールに自動で振り分けることができます。

メール移動

受信したメールを個人フォルダに移動させたい場合、メール上段メニューから「移動」を選択します。新しいフォルダを作成してメールを移動させることもできます。また、自動振り分け機能を活用して特定フォルダに移動させることも可能です。

翻訳機能

メール上段メニューの「...」をクリックして「翻訳ON」を選択します。メール本文の言語と翻訳したい言語を選択してから「翻訳」をクリックすると、自動で内容が翻訳されます。 

原文ダウンロード

メールをデータで保存したい場合、メール上段メニューの「...」をクリックして「原文ダウンロード」を選択します。原文ダウンロードを実行すると、「メールタイトル.eml」の形式で保存されます。 フォルダ別に原文ダウンロードができる機能は、後日提供予定です。

メール既読表示

メールボックスにある未読メールを一括で「既読」表示にすることができます。メールボックスにマウスオーバーして右側に表示されるアイコンをクリックし、「すべて既読」を選択します。

Outlook07

[図3]

送信確認/送信取消

自分が送信したメールを受信者が読んだか確認したい場合、または送信したメールをキャンセルしたい場合は、送信メールボックスのリストから確認できます。

Outlook07

[図4]

受信者のそばにある「2/3名既読▼」などから簡単に送信確認ができます。また、該当の領域をクリックすると、受信者別に受信状態と既読時間を確認することができます。ただし、テキストモードとSMTPによるメール送信では、送信確認ができない場合があります。 同じテナント(会社/組職)ユーザーに送信したメールに対しては、送信確認情報の右にある「送信取消」をクリックして送信したメールを回収することができます。(外部メールアカウントに送信されたメールは回収できません。)受信者が未読の状態で、送信後24時間以内に限り回収可能で、SMTPで送信されたメールは回収できません。

受信メールをタスクに登録

メールの内容をDoorayプロジェクトのタスクとして登録することができます。メール本文の上段メニューから「タスク登録」を選択します。(ただし、社外秘/機密に設定されたセキュリティメールはタスク登録不可)

Outlook07

[図5]

外部から届いたメールをタスクとして繰り返し登録する必要がある場合は、「自動振り分け」機能を活用しましょう。タイトル、送信者、受信者、CCなどの基準で特定のプロジェクトに担当者を指定して自動で登録することができます。

Outlook07

[図6]

アドレス帳に追加

受信したメールに含まれるメールアドレスを簡単にアドレス帳に追加できます。 メールアドレスをクリックすると、選択したユーザーのプロフィールが表示されます。プロフィール右下の「+アドレス帳」 をクリックしてアドレス帳に保存することができます。アドレス帳に一度追加しておけば、メールアドレスをいちいち入力しなくても、メール作成画面で自動補完され、効率よくメールを作成することができます。

Outlook07

[図7]

アドレス帳グループにメール送信

メール作成時、アドレス帳にあるグループに対してメールを一斉送信することができます。 「アドレス帳 > 私の連絡先」メニューに登録されているグループ名を、メール作成画面の宛先、またはCCなどに入力すると、対象のグループに対してメールを送信できます。 (ただし、「アドレス帳 > 組職図」にあるグループは自動補完されず、メール作成画面「組職図」メニューから選択することができます。- 次の説明を参照)

Outlook07

[図8]

組職図を活用したメール送信

組職図を「使用」で設定している場合、「組職図」メニューをクリックして組職内のメンバー/部署を選択し、メールを送信することができます。

Outlook07

[図9]

組職図設定は、組職管理者が「組職管理 > 部署/メンバー管理 > 組職図管理」から設定できます。

Outlook07

[図10]

メール検索

サービス右上の検索領域からキーワードを入力してメールを検索することができます。メールボックス全体だけでなく、メールボックス別、フォルダ別に検索可能です。 左リストのメールボックスから検索したいメールボックスを選択し、キーワードを入力します。さらにフィールド(タイトル、本文、送信者、受信者、CC)を選択して、選択したメールボックスからキーワードが含まれるメールを探すことができます。

メール設定

Dooray右上の設定アイコンをクリックすると、設定画面が起動します。「設定> メール」を選択します。

Outlook07

[図11]

読込 > リスト/本文表示

メールを読み込む際、リストと本文表示の方式を設定できます。リストビューを選択すると、本文領域にメールリストのみが表示され、リストからメールタイトルをクリックすると、本文画面がリストの上に表示されます。別途、新規ウィンドウで表示させることもできます。分割ビューを選択すると、左側にメールリスト、右側に本文が表示されます。リストからメールタイトルだけを選択してすぐに本文を読むことができます。また、リストの最初のメールが自動選択されるように設定することもできます。

読込 > スレッド表示

やり取りしたメールをスレッド形式(1つのメール)にまとめて表示することができます。同じタイトルで交換されたメールが1つのメールにまとまって表示されるため、メールリストはさらにシンプルになります。また、スレッドメールには数字が表示されるため、やり取りしたメール量も簡単に確認できます。

読込 > 移動/削除後の動作

メールを移動した後や削除した後の動作を設定することができます。リストに移動、前の項目を開く、次の項目を開くなどの動作を選択することができます。

書込 > 差出人名/アドレス

送信者のメールアドレスと名前を最大10個まで追加できます。追加されたアドレスや名前は、メール作成画面から自由に変更してメールを送信することができます。差出人名/アドレスをメール作成画面に基本表示するかどうかも選択することができます。

書込 > 送信メールに常に自分を含める

送信するメールに常に自分を含めるか設定することができます。自分が送信したメールも受信メールボックスに入るので、履歴が追いやすいなどのメリットがあります。

書込 > プレビュー

メール送信前に受信者情報とメールの内容を確認できるプレビュー機能を提供しています。すべてのメールに対して設定したり、重要メール(!)や、受信者に外部アドレスが含まれる場合に限定して設定することもできます。

書込 > 待機送信

メール作成画面で「送信」をクリックした後、一定時間が経過するとメールが送信されるように設定することができます。待機時間は30秒/1分/2分/3分から選択して設定できます。待機時間中は送信メールボックスまたは本文から自由に送信をキャンセルすることができます。

書込 > 基本の返信

受信したメールに対して、基本の返信方法を指定できます。基本の返信は、全員に返信/返信/転送から選択できます。

自動振り分け

受信したメールを希望の条件で自動で分類することができます。受信したメールの上段メニューから「…」をクリックし、「自動振り分け」を選択します。簡単に登録できるように、現在のメールのタイトル、送信者、受信者、CCなどの情報が分類条件に表示されます。必要なルールにチェックを入れて登録しましょう。特に、自動振り分け画面で条件と振り分け先を入力した後、画面下の「前に受信したメールするにも適用する」を選択すると、すでに受信しているメールにも該当の条件が適用されます。
- 「設定 > メール > 自動振り分け」からも設定できます。最大500個まで保存可能です。 - 登録された自動振り分けは、リストの上位にあるルールから優先して適用されます。

IMAP/SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)設定

Doorayメール受信は、POP3方式ではなく、IMAPを支援しています。Doorayメールを使用するには、IMAP設定とインターネット上でメールを送信するときに使用される標準プロトコルであるSMTPの設定が必要です。

IMAP、SMTP設定は「設定 > メール > IMAP」メニューから設定ガイドを確認できます。使用するメールプログラムまたはアプリケーションの設定ガイドに従って登録を行ってください。

  • 受信サーバー(IMAP):imap.dooray.com IMAPポート:993、セキュリティ連結(SSL)必要
  • 送信サーバー(SMTP):smtp.dooray.com SMTPポート:465、セキュリティ連結(SSL)必要
  • ID:Doorayメールアドレス (ドメイン含む)
  • パスワード:IMAP専用パスワードは、「設定 > メール > IMAP」で確認していただき、コピーしてご利用ください。(暗号化キー発行)

IMAPサポートクライアント

  • Thunder Bird
  • Outlook
  • 2016(macOS)
  • 2016(Windows)
  • 2013(Windows)
  • 2010(Windows)
  • Windows10 Mail
  • Apple Mail
  • iOS Mail
  • iPadOS Mail
  • Android Galaxy Mail
  • Gmail Client App

[参照] POP3(Post Office Protocol)/IMAP(Internet Messaging Access Protocol)の紹介

メールを受信するプロトコルには、POP3とIMAPがあります。POP3はメールサーバーにあるメールを自分のコンピューターにダウンロードしてユーザーのPCで管理するためのプロトコルです。周期的にサーバーにあるメールボックスを確認し、メールがあればユーザーのPCにダウンロードします。POP3でユーザーのPCにメールを受信する場合、サーバーからメールが削除されて他のコンピューターで確認しようとしてもできない場合があります。 IMAPはメールサーバーにアクセスして電子メールを読むためのプロトコルで、複数台のコンピューターやノートパソコン、スマートフォンなどのデバイスを通じて電子メールを確認することができます。また、すべてのデバイスで電子メールを同期化させるプロトコルであり、POP3よりはるかに柔軟性に優れています。

署名設定

「設定 > メール > 署名」から設定できます。作成した署名を新規メール作成時に自動挿入したり、転送、返信(全員に返信)時に自動で表示させることができます。署名は最大3個まで追加でき、基本署名も指定することができます。

Outlook07

[図12]組職署名設定

Outlook07

[図13]メール署名設定

個々のメンバーが希望する画像も、画像リンクを挿入する方法で個別に設定することができます。

1) 署名に利用したい画像を (必ず公開された画像を指定) ブログ、ウェプページなどにアップロード 2) サービス上にアップロードされている画像を右クリックして画像アドレスをコピー 3) 署名の編集画面でコピーした画像アドレスを入力して署名完成

不在メール自動返信

不在中のメールに対して自動で返信する機能です。不在設定から期間を設定して返信内容を作成しておくと、期間中に受信したメールに対して、自分が作成した内容で自動返信されます。

迷惑メール設定

迷惑メール設定を使ってスパムメールを自動排除したり、メールアドレスやドメイン単位で受信許可、受信拒否を設定することができます。受信メールが迷惑メールとして分類されないように、メールアドレス(orドメイン)は最大500件、メールグループも最大500件まで登録できます。また、受信したくないメールに対してもメールアドレスまたはドメインを最大500件まで指定して、受信を遮断することができます。 迷惑メールに分類されたメールを解除したい場合は、メール本文の上段メニュー「ブロック解除」ボタンをクリックすると解除され、対象のメールは受信メールに移動します。また、対象のメールアドレスを受信許可リストに追加することができます。

メールのインポート

他の外部メールを .eml(またはeml圧縮ファイル)形式で、Doorayメールにインポートすることができます。一度に4Gまでインポート可能です。 インポートは下記の場所からご利用いただけます。

1.受信メール/送信メール/保管メール、または作成したメールボックスのメニューから「インポート」をクリック

Outlook07

[図14]

2.「設定 > メール> インポート > メールインポート」

Outlook07

[図15]

メール翻訳機能

メール受信者の言語設定によってメール本文をすぐに翻訳して見られるように翻訳機能を提供しています。Doorayメールの言語設定は、「設定 > 基本設定 > 言語」から確認できます。メール本文の上段メニュー「…」から「翻訳ON」をクリックすると、メール受信者の言語設定を認識し、翻訳される言語がセッティングされます。翻訳したい言語を選択して、「翻訳」ボタンをクリックすれば内容が自動で翻訳されます。

メール返信時にも、相手の言語に翻訳したテキストをコピーして本文に入れる必要はありません。本文を母国語で作成した後、本文エディタ内にある翻訳機メニューから「翻訳」 ボタンをクリックすれば、翻訳された内容が本文に挿入され、すぐにメールを送信することができます。

メールグループ作成

組職管理者が複数のメールアドレスを1つのメールグループにまとめメールアカウントを作成することができます。メールグループの作成機能は、現在MXレコードが設定された対象に限定して提供しており、組職管理者のみ作成することができます。「組職管理 > サービス管理 > メールグループ」メニューを選択してグループを追加できます。

Outlook07

[図16]

作成したメールグループアドレスでメールを受信すると、グループに含まれるメンバーはBCCでメールを受信します。受信者が該当のメールに返信すると、メールグループのメンバーも一緒に返信されたメールを受信します。

独自メールアドレスの連動 (MXレコード設定)

Doorayで提供するメールアドレス(ドメイン.dooray.com)ではない、独自メールアドレスを使用したい場合、ドメインを追加することができます。

  1. dooray.com「新しい組織の作成」で、ドメイン入力欄から「独自ドメイン追加」ボタンをクリックして独自ドメインを追加してください。
  2. すでに組職をお持ちの場合は、テナント管理者が「組職管理 > テナント設定」から「独自メールドメイン追加」ボタンをクリックして独自ドメインを追加することができます。(下図参照)

Outlook07

[図17]独自ドメイン追加

独自ドメインを追加する際に必要なMXレコード/SPFレコードの設定は、下記ガイドを参考に進行してください。

なお、組職管理で追加できる独自ドメインは1個のみです。2個以上のドメインを追加したい場合、dooray@nhn.comまでお問い合わせください。

MXレコード/SPFレコード設定ガイド

STEP1:ドメインを管理するサイトに接続し、DNS設定で下記の情報でMXレコードを変更します。 - MXレコード(メールサーバーアドレス):aspmx1.dooray.com. (comの後に「.」をつける必要があります) - 優先順位:1

STEP2:Doorayでメール送受信時に迷惑メールとして分類されないように、SPFレコード登録が必要です。 - SPFレコード:_spf.dooray.com

SPFレコードは送信メールサーバー情報をDNSに公開登録することで、受信者に電子メールに表示された送信者の送信先情報が、実際のメールサーバー情報と一致しているか確認できるようにする認証技術です。サイトによってSPFレコードが登録されていない場合、メールの受信を拒否したり、迷惑メールとして分類されるため、SPF レコードの登録をお勧めします。

SPFレコードの登録様式

SPFレコードはDNSのTXT情報領域に登録します。登録様式は下記のとおりです。 (※下の登録様式を入力する際、include:と_の間に空白がないようにすること。またallの後に空白がないようにご注意ください。)

SPFレコードを新規登録する場合
  • v=spf1 include:_spf.dooray.com ~all
  • 例 example.com text = "v=spf1 include:_spf.dooray.com ~all" すでに登録されているSPFレコードがある場合
すでに登録されているSPFレコードがIPの場合
  • すでに登録されているSPFレコードがIPの場合
    • v=spf1 ip4:1.2.3.4 include:_spf.dooray.com ~all
    • 例 example.com text = "v=spf1 ip4:1.2.3.4 include:_spf.dooray.com ~all"
  • すでに登録されているSPFレコードがドメイン形式の場合
    • v=spf1 include:example.spf.com include:_spf.dooray.com ~all
    • 例 example.com text = "v=spf1 include:example.spf.com include:_spf.dooray.com ~all"
    • SPFレコードが複数ある場合、上記のように該当の情報を1行ですべて表示しなければなりません。
DNS TXT情報を確認する方法は次のとおりです。
  • nslookup -q=txt ドメイン名
  • dig txt ドメイン名
  • インターネットでのDNS情報照会サービス提供サイト

IMAPを利用したOutlookメール移行ガイド

Outlookにあるメールをエクスポートした後、Doorayメールアカウントでメールをインポートします。  OutlookにDooray! IMAP設定を追加 Outlookのファイルメニューを選択し、アカウント情報で「アカウントの追加」をクリックします。

Outlook01

[図18]Outlookファイルメニュー選択

Outlook02

[図19]Outlookアカウント追加

  • 手動設定または追加サーバータイプを選択します。
  • サービス選択:POPまたはIMAPを選択します。
  • POPとIMAPアカウント設定画面に、DoorayメールのIMAP設定情報を入力します。
  • Dooray「設定 > メール > IMAP」設定ガイドにあるID、パスワード情報を、Outlookのアカウント設定に入力します。(下図参照)
  • 注意:Outlook IMAPログイン情報のパスワードは、Dooray IMAP設定ガイドのパスワードをコピーして入力しなければなりません。(下図面参照)

Outlook04

[図20]DoorayメールIMAP設定ガイド

Outlook03

[図21]Outlookアカウント設定

OutlookのPOPとIMAPアカウント設定画面から「詳細設定」をクリックします。

Outlook05

[図22]Outlook詳細設定

  • 送信サーバー:送信サーバー(SMTP)認証が必要です。

Outlook06

[図23]送信サーバー設定

  • 詳細設定:受信サーバー、送信サーバーのポート番号を入力します。
  • IMAP: 993, SMTP: 465
  • 使用する暗号化接続の種類:SSL

Outlook07

[図24]詳細設定

POPとIMAPアカウント設定画面の右上にあるアカウント設定テストをクリックし、テストを行います。 受信メールサーバーへのログインと、電子メールのテストメッセージ送信が完了すれば、IMAP設定は完了です。 

Outlookに設定した既存メールをエクスポート

Outlookで「>」メニューをクリックすると、Doorayメールアカウントが追加されたことを確認できます。 Outlookでファイルメニューから「開く/エクスポート > インポート/エクスポート」を選択します。 Outlook にあるメールをエクスポートし、Doorayにインポートします。

Outlook08

[図25]Outlookインポート/エクスポート ウィザード
 

  • ファイル形式:Outlookデータファイル(.pst)
  • エクスポートするフォルダを選択:従来使用していたメールフォルダを選択
  • エクスポートファイルの保存形式:backup.pst で保存

エクスポートしたファイルをDoorayメールにインポート

Outlookのファイルメニューから「開く/エクスポート > インポート/エクスポート」を選択します。

  • 実行する処理を選択:他のプログラムまたはファイルからのインポート
  • ファイル形式選択:Outlookデータファイル(.pst)
  • インポートするファイルを選択:エクスポートで保存した .pstファイルを選択
  • インポートするフォルダを選択:Outlookデータファイル
  • インポート先:Doorayメールアカウント選択 この過程を経てメールのインポートが完了します。

スマートフォンの基本メールにDoorayメールを連動させる

iPhone

  1. まず、Doorayの「設定 > メール > IMAP」から、受信サーバー、送信サーバー、ID、パスワードを確認してください。

[図26]
 

  1. 次に端末で次のように進行してください。
  2. 端末設定で「パスワードとアカウント」を選択します。
  3. 「アカウントを追加」を選択します

[図27]

  1. 「その他」を選択します。

[図28]

  1. 「メールアカウントを追加」を選択します。

[図29]

  1. Dooray設定画面で確認したID/パスワード/受信サーバー/送信サーバーを入力します。

[図30]

Android

  1. まず、Doorayの「設定 > メール > IMAP」から、受信サーバー、送信サーバー、ID、パスワードを確認してください。

[図31]

  1. 次に端末で次のように進行してください。
  2. 端末設定で「設定 > アカウント」を選択します。
  3. 「アカウントを追加」を選択します。

[図32]

  1. 「個人用(IMAP)」を選択します。

[図33]

6. Dooray設定画面で確認したID、パスワード、受信サーバー、送信サーバーを入力します。

[図34]

Android端末によって設定方法に若干の違いがあります。

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